Shire Veteran Jobs

Excellent Opportunity for an Administrative Assistant looking to grow their career in one of the leading Aerospace companies in Montreal!

Description:

This Admin Assistant will be assisting the quality assistant team, the logistics team and the Pilots team, as well as the customer facing team.

Main Responsibilities:

• Perform various administrative tasks related to the manufacturing operations

• Prepare and submit requisitions, requests of all types of changes. For example in quality that they will have someone going on sick leave, they will need to have a requisition to mentioned that someone is going on sick leave and they need to replace them.

• Open and track purchase orders which will be in SAP. This will be for the group of CFT (customer facing team).

• For the pilot’s team – they will have to book flights/ hotel accommodations for them.

• If pilots are travelling, then they will need to put in their expenses in Concur.

• Update organizational structures, charts, various lists and files.

• Prepare reports (timecards, absences), documents, memos, etc. In the required styles and formats.

• Prepare and submit requests for access, IT, orders and other for new employees joining the team or team transfer.

• Participate to various activities such as Centraide and other.

• This role is oriented toward an optimal support to the operation leaders.

Must haves:

• 3-5 years in admin assistant experience

• Excellent knowledge of MS office (Word, Excel, Power Point) Outlook.

Asset:

• SAP

• Concur

Work Environment:

• You will be working with 3 other admins

• You will be supporting the team

• Quality assistant team in (3-4 manager)

• Logistics team in (3 managers)

• Pilots team in (2 managers)

• Customer facing team (1 manager).

Office Hours:

• Need to be flexible in working from home or in office

• Monday to Friday: 7:30/8:30 – 4:30/5pm

• 40 hours a week

Feel free to contact me directly with any inquiries at fmerai @astoncarter.com (fmerai@astoncarter.com)

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Excellente opportunité pour un(e) Assistant(e) Administratif(ve) cherchant à faire évoluer sa carrière dans l'une des principales entreprises aérospatiales de Montréal !

Description:

L'assistant(e) administratif(ve) assistera l'équipe de l'assistant(e) qualité, l'équipe logistique et l'équipe des pilotes, ainsi que l'équipe du service à la clientèle.

Principales responsabilités:

• Effectuer diverses tâches administratives liées aux opérations de fabrication.

• Préparer et soumettre les réquisitions, les demandes de changements de tous types. Par exemple, en matière de qualité, si quelqu'un part en congé de maladie, une demande doit être présentée pour mentionner que cette personne part en congé de maladie et qu'il faut la remplacer.

• Ouvrir et suivre les bons de commande qui seront dans SAP. Ceci sera pour le groupe CFT (customer facing team).

• Pour l'équipe des pilotes - ils devront réserver des vols et des chambres d'hôtel pour eux.

• Si les pilotes voyagent, ils devront inscrire leurs dépenses dans Concur.

• Mettre à jour les structures organisationnelles, les organigrammes, les diverses listes et les fichiers.

• Préparer des rapports (fiches de présence, absences), des documents, des mémos, etc. Dans les styles et formats requis.

• Préparer et soumettre les demandes d'accès, d'informatique, de commandes et autres pour les nouveaux employés rejoignant l'équipe ou les transferts d'équipe.

• Participer à diverses activités telles que Centraide et autres.

• Ce rôle est orienté vers un soutien optimal aux chefs d'opération.

Compétences requises:

• 3-5 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) administratif(ve)

• Excellente connaissance de MS office (Word, Excel, Power Point) Outlook.

Atout:

• SAP

• Concur

Environnement de travail:

• Vous travaillerez avec 3 autres admins

• Vous soutiendrez l'équipe

• Equipe d'assistants qualité (3-4 managers)

• L'équipe logistique (3 managers)

• L'équipe des pilotes (2 managers)

• L'équipe des clients (1 manager).

Heures de bureau:

• Vous devez être flexible pour travailler à domicile ou au bureau.

• Lundi à vendredi : 7h30/8h30 - 16h30/5h

• 40 heures par semaine

N'hésitez pas à me contacter directement pour toute demande de renseignements à fmerai @astoncarter.com (fmerai@astoncarter.com)

À propos d'Aston Carter:

Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, l’acquisition de talents, la chaîne d’approvisionnement et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de l'industrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre réseau expansif pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie-Pacifique et en Europe, Aston Carter est au service d’un grand nombre d’entreprises du Fortune 500. Nous sommes fiers d’avoir remporté le double diamant ClearlyRated Best of Staffing® pour notre service aux clients et aux talents.

La diversité, l’équité et l’inclusion

Chez Aston Carter, la diversité et l’inclusion constituent le pont vers l’équité et la réussite de notre personnel. La diversité, l’équité et l’inclusion (DE&I) sont ancrées dans notre culture par :

• L’embauche des talents diversifiés ;

• Le maintien d’un environnement inclusif par une autoréflexion permanente ;

• La mise en place d’une culture de soin, d’engagement, et de reconnaissance par des résultats concrets ;

• L’assurance des opportunités de croissance pour nos gens.

Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.

Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou l’ajustement du processus de demande d’emploi ou d’entrevue à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à astoncarteraccommodation@astoncarter.com (%20astoncarteraccommodation@astoncarter.com) pour connaître d’autres options d’accommodement.

Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada – Québec) Numéro du permis d'agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada – Québec)

About Aston Carter:

Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the U.S., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a ClearlyRated Best of Staffing® double diamond winner for both client and talent service.

Diversity, Equity & Inclusion

At Aston Carter, diversity and inclusion are a bridge towards the equity and success of our people. DE&I are embedded into our culture through:

• Hiring diverse talent

• Maintaining an inclusive environment through persistent self-reflection

• Building a culture of care, engagement, and recognition with clear outcomes

• Ensuring growth opportunities for our people

The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law.

If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email astoncarteraccommodation@astoncarter.com (%20astoncarteraccommodation@astoncarter.com) for other accommodation options.

Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada – Quebec) Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada – Quebec)